Elektroniczne archiwum czy tradycyjne? Porównaliśmy oba rozwiązania!
W jaki sposób przechowywać firmową dokumentację? Postawić na tradycyjne archiwum? A może jednak zainteresować się elektroniczną wersją? To dylemat wielu przedsiębiorców. Twój również? Zajrzyj zatem do poniższego tekstu, ponieważ pomoże Ci rozwiać wątpliwości!
Przechowywanie dokumentów w tradycyjnym archiwum
Przechowywanie dokumentów w tradycyjnym archiwum oznacza, że musimy wygospodarować odpowiednią ilość miejsca. Najlepiej przeznaczyć do tego osobne pomieszczenie i tak je zorganizować, by w jednym miejscu znalazły się wszystkie dokumenty związane z prowadzoną działalnością.
Zatem w takim archiwum nie może zabraknąć różnego typu umów z klientami i partnerami biznesowymi, ważnych projektów, zleceń, czy samej dokumentacji pracowniczej. Oczywiście nie jest to rozwiązanie wolne od wad. Prowadzenie tradycyjnego archiwum zawsze wiąże się z nadmiarem dokumentów w papierowej wersji.
Ich przechowywanie przez kilka lat może generować spory bałagan, ale również utrudnić wyszukiwanie ważnych umów. Dlatego każdy, kto myśli o jego prowadzeniu, musi uzbroić się w cierpliwość i czasami zatrudnić dodatkową osobę, która będzie czuwała nad porządkiem.
Elektroniczne archiwum – Przechowywanie dokumentów
Elektroniczne archiwum to nowoczesne rozwiązanie, które zapewnia szansę na szybkie uporządkowanie wszystkich firmowych dokumentów. To, co dokładnie będziemy w nich przechowywać, zależy wyłącznie od nas. Mogą to być wszelkiego typu umowy, raporty finansowe, dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników, faktury, czy nawet ważne projekty. Zwykle
Elektroniczne archiwum nie ma też ograniczeń pod względem ilości przechowywania dokumentów. Tego samego niestety nie możemy powiedzieć o tradycyjnym archiwum, ponieważ po kilku latach i tak będzie przepełnione. Jakby tego było mało, to warto też wspomnieć o wygodzie.
Aby korzystać z elektronicznego archiwum, nie musimy przeznaczać dodatkowego pomieszczenia w firmie. Możemy wykorzystać je w znacznie ciekawszy sposób, na salę zebrań, kącik do odpoczynku dla pracowników, czy na dodatkowe biuro dla kogoś z kadry zarządzającej.
W jakim archiwum przechowywać dokumenty?
Tak naprawdę podjęcie ostatecznej decyzji należy do każdego z nas. Jeśli jesteśmy tradycjonalistami i nie mamy zaufania do nowoczesnych rozwiązań, to nadal możemy prowadzić archiwum w formie papierowej. Z kolei jeśli idziemy z duchem czasu i chcemy zaoszczędzić sobie papierologii, to elektroniczne archiwum będzie dla nas najlepszym wyborem.
Artykuł Elektroniczne archiwum czy tradycyjne? Porównaliśmy oba rozwiązania! pochodzi z serwisu StrefaWWW – Webmaster, Kurs HTML, PHP, JavaScript, News.